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Verfahrens-dokumentation 2020

Sehr geehrte Damen und Herren, 

im Jahr 2019 wurde eine Vielzahl steuerlicher Gesetze auf den Weg gebracht und verabschiedet.

Hiermit möchten wir Sie jedoch noch einmal auf ein sehr wichtiges Thema hinweisen, zu welchem wir Sie bereits im September 2019 informierten, haben aber das Gefühl, dass eine Vielzahl der Mandanten dieses Thema noch nicht in die Umsetzung gebracht haben: die Verfahrensdokumentation. 

Jeder Unternehmer sollte eine schriftliche Verfahrensdokumentation haben. Betriebsprüfer verlangen seit kurzer Zeit vermehrt die Vorlage der Verfahrensdokumentation. Grund ist, dass der BFH mit mehreren Urteilen die Rechte der Betriebsprüfer gestärkt hat und damit den Weg freigemacht hat für eine strenge Kontrolle der digitalen Buchführungspflichten. Und das gilt nicht nur für Bilanzierer, sondern auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Damit muss jeder Unternehmer sich die Frage stellen: Ist der Gang meiner digitalen Belege aus meinen Aufzeichnungen ersichtlich und nachvollziehbar?

Die Antwort lautet leider meistens: Nein – es ist noch viel zu tun. Um die Anforderungen insbesondere an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen, muss in der Verfahrensdokumentation der gesamte organisatorische und technische Prozess beschrieben werden. Es handelt sich also um ein zentrales Informationsdokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung. 

Zur Verfahrensdokumentation gehören demnach die Prozesse der Entstehung, Indizierung, Speicherung, des eindeutigen Wiederfindens, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion der archivierten Informationen.Umfang und Aufbau der Verfahrensdokumentation sind in den GoBD nicht vorgeschrieben. Für größere Unternehmen empfehlen wir, sich an den offiziellen Mustern zu orientieren, die in Arbeitskreisen in mühevoller Kleinstarbeit erarbeitet wurden. Und die kleineren Unternehmen? Zu Recht halten es kleinere Unternehmer für eine Zumutung, ein derart umfassendes Dokument anzufertigen. Insbesondere kleine Betriebe empfinden die Anforderungen als überzogen und sehen darin eine erhebliche administrative und finanzielle Mehrbelastung. Folge ist für viele eine Lähmung des operativen Geschäfts. Doch womit sich der Betriebsprüfer bei kleineren Unternehmern im Detail zufrieden gibt, das ist nirgendwo festgelegt. Jeder Betriebsprüfer tickt anders. Am Markt gibt es inzwischen Firmen, die sich auf die Erstellung von individuellen Verfahrensdokumentationen spezialisiert haben. Für diese Kosten kann man auch eine Förderung bei der Bafa beantragen.

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